Posłuchaj podcastu:
W wielu organizacjach standardem są spotkania cykliczne, roczne, miesięczne czy kwartalne. I niestety, w większości są nudne, a dla uczestników spotkania często nie mają sensu. Traktuje się je jako coś, co trzeba odbębnić. Spotkania online przy wyłączonych kamerkach, spotkania offline, na których publika walczy z sennością - znacie to? Dzisiaj opowiem o tym dlaczego tak jest i jak to zmienić.
Dlaczego spotkania cykliczne są nudne?
Bardzo często spotkania cykliczne to po prostu podsumowanie i raport z działań, które niedawno się odbyły - wyglądają jak podsumowania dla zarządu, ale nie ma na nich zarządu, a audytorium złożone z pracowników, więc mające zupełnie inne oczekiwania niż zarząd. Każdy z występujących uczestników spotkania najchętniej opowiada o swojej pracy i swoich osiągnięciach, więc przekaz spotkania to głównie zbiór raportów, niekoniecznie ze sobą powiązanych.
Najczęściej popełniany błąd w trakcie spotkania cyklicznego
W trakcje spotkania cyklicznego do podstawowych błędów należy skupienie się na tym dlaczego coś robimy, a nie po co to robimy. Pytanie "dlaczego" oznacza, że wszystko jest ważne i cel spotkania to przekazanie informacji o firmie. Z kolei pytanie “po co” stwarza problem ze znalezieniem odpowiedzi.
Z kolei skupienie się na pytaniu "po co" stanowi filtr wyłuskujący istotne dla codziennej pracy informacje. Wbrew pozorom na to pytanie niełatwo jest odpowiedzieć, ponieważ każdy z pracowników może odpowiadać zupełnie inaczej. Dlatego, podczas spotkań, oprócz skupienia się na pytaniu "po co" należy zadbać o uspójnienie wypowiedzi.
Jak poprawić jakość spotkań cyklicznych?
Kluczem do wartościowych spotkań jest, jak już wiemy, zadanie właściwego pytania: "po co?", a także zrozumienie z poziomu organizacji, co chcemy osiągnąć, szukając odpowiedzi na to pytanie.
Jednak wyszukanie wśród odpowiedzi treści do poruszenia na spotkaniu jest zadaniem żmudnym - czy wszystkie treści odpowiadają na pytanie "po co" i czy rzeczywiście będą przydatne na spotkaniu? Jaką mają one wartość dla słuchaczy? Np. czy informacja od Działu Obsługi Klienta dotycząca liczby odpowiedzi na zapytania klientów jest potrzebna pracownikom innych działów? Niezbyt - większość z nich może nawet nie wiedzieć, co ta liczba oznacza (chyba, że pokażemy im te informacje umieszczone w kontekście, pokażemy, co oznaczają dla całej firmy, dlaczego są ważne).
Dlatego, jeśli przekazujesz jakiekolwiek informacje podczas spotkania cyklicznego, zastanów się, jaki jest ich cel?
Kolejną ważną sprawą, na którą należy zwracać uwagę, jest zadbanie o spójność wszystkich prezentacji. Każda z prezentacji osobno, bez szerokiego kontekstu w odniesieniu do całości organizacji, pokazuje tylko tyle, że dany segment działa w firmie świetnie. Dlatego należy wcześniej ustalić wspólny przekaz całego spotkania oraz poszczególnych wystąpień. Inaczej w firmie będą utwardzać się silosy.
Co da wprowadzenie zmian?
Po pierwsze: spotkania będą miały większą wartość dla wszystkich, zarówno dla prowadzących, jak i uczestników.
Po drugie: skończy się brak zaangażowania i poczucie bezsensu podczas spotkania.
Po trzecie: lepszy wizerunek kadry menedżerskiej, która szanuje czas swoich pracowników i nie serwuje im "korpo-bullshitu".
Jeśli zainteresował Cię ten temat i chcesz go pogłębić, zapraszam na nowy odcinek podcastu SenseMaking.