Narzekanie na decyzje zamiast koncentracji na rozwiązaniach. Jak metoda 3D może pomóc?

Posłuchaj odcinka podcastu:

Przychodzi do mnie młody menedżer i ma problem - chce porozmawiać o tym, że spotkanie z zespołem kończy się rozmową o decyzji podjętej przez władze organizacji oraz krytyką samej organizacji. Pojawia się klincz, nie da się dojść do porozumienia, dyskusja jest gorąca i do niczego nie prowadzi. Dlatego dziś opowiem, jak unikać takich sytuacji.

Czym jest 3D w komunikacji i zarządzaniu?

3D w komunikacji to skrót od Dyskusja, Decyzja, Dyscyplina. Czyli najpierw rozmawiamy o podjęciu decyzji i dyskutujemy o możliwościach, opcjach , zagrożeniach związanych z daną decyzją. Niestety - ludzie często mylą kolejność, która jest w tej metodzie kluczowa. Błąd komunikacyjny powstaje, kiedy decyzja zostaje podjęta, a dyskusja na jej temat jest prowadzona później. Decyzja przed dyskusją to mijanie się z celem, bo jeśli decyzja jest już podjęta, to o czym dyskutować?

Problemy z prowadzeniem spotkania i ich przebieg

Istnieją dwa podstawowe błędy komunikacyjne podczas prowadzenia spotkania na temat podjętej decyzji.

Bardzo częstym błędem jest pytanie pracowników co sądzą o decyzji, która już została podjęta. Pracownicy nie zawsze znają wszystkie informacje, nie wiedzą, co skłoniło decydentów do takich, a nie innych kroków, mogą nawet nie wiedzieć, jak wygląda podejmowanie decyzji na najwyższych szczeblach. Będą po prostu narzekać na działania zarządu czy CEO.

Kolejny problem to brak określenia celu spotkania: po co się spotykamy? Jeśli spytasz pracowników, co myślą, to cel spotkania będzie dla nich prosty - mamy ponarzekać na decyzję.

Jak uniknąć nieefektywnych spotkań?

  1. Od razu zdefiniować cel i ukierunkować odpowiedzi na cele, np. na samym wstępie powiedzieć, że spotykamy się, żeby omówić realizację decyzji, a nie komentować decyzję.
  2. Nie dać się sprowokować do dyskusji o samej decyzji, tylko przypominać o celu spotkania zawsze, kiedy to konieczne.
  3. Ukierunkować na cel resztę dyskusji. Jeśli ktoś ocenia samą decyzję, należy z powrotem nakierować go na meritum sprawy. Kiedy ktoś zbacza z tematu, najlepiej mu nie przerywać i zakazywać mówienia nie na temat, ale zapytać: "Co Twoja wypowiedź wnosi do szukania rozwiązania?". Nie stawiasz się wtedy w pozycji wroga zespołu.

3D i standardy organizacji

Jeśli metoda 3D stanie się jednym ze standardów organizacji, Wasze spotkania będą bardziej efektywne, mniej konfliktogenne i będą generować mniej stresu. 3D pozwala się bowiem skupiać na rzeczach istotnych.

3D jest wartościową metodą, jednak należy pamiętać o właściwej kolejności, warto klarownie zaznaczać ramy spotkania i koniecznie trzeba być konsekwentnym.

Zobacz także:

Kierownik, hamulcowy komunikacji
Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola zostały zaznaczone.

{"email":"Nieprawidłowy adres e-mail","url":"Nieprawidłowy adres www","required":"Wypełnij wymagane pola"}
Success message!
Warning message!
Error message!