Posłuchaj odcinka podcastu:
Przychodzi do mnie młody menedżer i ma problem - chce porozmawiać o tym, że spotkanie z zespołem kończy się rozmową o decyzji podjętej przez władze organizacji oraz krytyką samej organizacji. Pojawia się klincz, nie da się dojść do porozumienia, dyskusja jest gorąca i do niczego nie prowadzi. Dlatego dziś opowiem, jak unikać takich sytuacji.
Czym jest 3D w komunikacji i zarządzaniu?
3D w komunikacji to skrót od Dyskusja, Decyzja, Dyscyplina. Czyli najpierw rozmawiamy o podjęciu decyzji i dyskutujemy o możliwościach, opcjach , zagrożeniach związanych z daną decyzją. Niestety - ludzie często mylą kolejność, która jest w tej metodzie kluczowa. Błąd komunikacyjny powstaje, kiedy decyzja zostaje podjęta, a dyskusja na jej temat jest prowadzona później. Decyzja przed dyskusją to mijanie się z celem, bo jeśli decyzja jest już podjęta, to o czym dyskutować?
Problemy z prowadzeniem spotkania i ich przebieg
Istnieją dwa podstawowe błędy komunikacyjne podczas prowadzenia spotkania na temat podjętej decyzji.
Bardzo częstym błędem jest pytanie pracowników co sądzą o decyzji, która już została podjęta. Pracownicy nie zawsze znają wszystkie informacje, nie wiedzą, co skłoniło decydentów do takich, a nie innych kroków, mogą nawet nie wiedzieć, jak wygląda podejmowanie decyzji na najwyższych szczeblach. Będą po prostu narzekać na działania zarządu czy CEO.
Kolejny problem to brak określenia celu spotkania: po co się spotykamy? Jeśli spytasz pracowników, co myślą, to cel spotkania będzie dla nich prosty - mamy ponarzekać na decyzję.
Jak uniknąć nieefektywnych spotkań?
- Od razu zdefiniować cel i ukierunkować odpowiedzi na cele, np. na samym wstępie powiedzieć, że spotykamy się, żeby omówić realizację decyzji, a nie komentować decyzję.
- Nie dać się sprowokować do dyskusji o samej decyzji, tylko przypominać o celu spotkania zawsze, kiedy to konieczne.
- Ukierunkować na cel resztę dyskusji. Jeśli ktoś ocenia samą decyzję, należy z powrotem nakierować go na meritum sprawy. Kiedy ktoś zbacza z tematu, najlepiej mu nie przerywać i zakazywać mówienia nie na temat, ale zapytać: "Co Twoja wypowiedź wnosi do szukania rozwiązania?". Nie stawiasz się wtedy w pozycji wroga zespołu.
3D i standardy organizacji
Jeśli metoda 3D stanie się jednym ze standardów organizacji, Wasze spotkania będą bardziej efektywne, mniej konfliktogenne i będą generować mniej stresu. 3D pozwala się bowiem skupiać na rzeczach istotnych.
3D jest wartościową metodą, jednak należy pamiętać o właściwej kolejności, warto klarownie zaznaczać ramy spotkania i koniecznie trzeba być konsekwentnym.