Posłuchaj podcastu:
Spotkania online stały się powszechne podczas pandemii i nic nie wskazuje na to, żeby nas opuściły. Dają możliwość pracy zdalnej, a także ułatwiają pracę stacjonarną np. w kwestii spotkań online z klientem. Jest jednak jedna kwestia, która wiele osób drażni - brak kamerki internetowej w trakcie spotkania.
Spotkania online bez kamery- czy to jeszcze online?
Mówienie do czarnego monitora, na którym tylko wyświetlają się awatary albo inicjały przeszkadza wielu osobom. Zacznijmy więc od podstawowej kwestii - spotkanie online to audio + video. Samo audio to nie jest online, to po prostu rozmowa telefoniczna, tylko z wykorzystaniem komputera zamiast telefonu.
Początki spotkań online były trudne, część pracowników nie była do nich przyzwyczajona, część pracująca na komputerze stacjonarnym nie miała kamery internetowej. Były problemy z dźwiękiem, problemy techniczne. Ale one się skończyły, a pozostał nam...
Brak jasnych zasad podczas spotkań online
Myśleliśmy, że taki sposób komunikacji będzie przejściowy, a on został z nami. Został też bałagan organizacyjny i brak zasad. Wirtualne spotkania wciąż nagminnie odbywają się bez kamer.
Nie ma więc zasad, ale są nawyki, silne i trudne do wykorzenienia. Jeśli organizacja na samym początku nie wymagała kamer od uczestników wideokonferencji, nie potrafi wymagać ich teraz. Pracownicy przyzwyczaili się do pracy w nieformalnych strojach (jeśli pracują zdalnie), pracodawcy nie chcą naruszania prywatności pracownika, nie umieją ustalić zasad pracy online.
Jak zmienić zasady?
Jeśli nawet manager występuje podczas spotkania online bez kamery, to z jego współpracownikami i podwładnymi będzie podobnie. Najlepiej zacząć zmiany od osób, których stanowiska są równoległe.
Dalej - zacząć od swojego zespołu, ustalić, że w danym momencie zaczynamy używać kamer. Najtrudniejsze są zmiany "w górę". W takim wypadku warto zachęcić jak największą liczbę uczestników spotkania do włączenia kamer. Jeśli zrobi to większość, reszta się dostosuje, czując, że po prostu wypada mieć włączoną kamerę.
Jak zakomunikować zmianę zasad?
Skoro nawyki są bardzo silne, jeśli pracownicy przyzwyczaili się, że podczas pracy zdalnej mogą być w domowych ubraniach, to zakomunikowanie zmiany nie będzie proste.
Nawet jeśli wykorzystamy swoje uprawnienie pracodawcy i po prostu każemy włączyć kamery, ktoś może się nie zgodzić i konflikt mamy murowany. A jeśli jednak pracownik włączy kamerę pod naciskiem, poczuje się upokorzony.
Komunikowanie takich zmian koniecznie trzeba planować z wyprzedzeniem. Podczas wysyłania zaproszenia na spotkanie online można napisać po prostu, że na najbliższym spotkaniu włączamy kamery, proszę się więc przygotować. Nikt nie będzie zaskoczony, nikt nie będzie się stresował tym, że wygląda źle, albo ma nieodpowiednio dobrane tło.
To nie musi być sztywny rozkaz, można to zrobić w lekkiej formie np. "Na najbliższe spotkanie wszyscy szykujemy fryzury i makijaż, ponieważ obowiązują włączone kamery".
Dobrym pomysłem będzie też omówienie takiej zmiany podczas spotkania zespołu.
Argumenty "za"
Jakich argumentów użyć, żeby skutecznie zakomunikować taką zmianę i nie zniechęcić pracowników do używania kamer?
- Kiedy widzimy rozmówców, mamy lepsze samopoczucie
- Komunikaty są bardziej czytelne i wiarygodne, kiedy rozmawiamy widząc się wzajemnie
- Mamy możliwość komunikacji niewerbalnej, widzimy gesty, wyraz twarzy
Wszystkie powyższe czynniki pozytywnie wpływają na efektywność spotkań, które nie dość, że są bardziej owocne, to stają się bardziej przyjemne. Rodzą mniej konfliktów i trwają krócej.
Jeśli więc przeszkadza Ci brak kamerek na spotkaniach, zakomunikuj to swoim współpracownikom - ważne jest po prostu, żeby robić to z głową. Daj znać wcześniej, jakie masz oczekiwania, wysłuchaj argumentów drugiej strony.
Mam nadzieję, że zainteresował Cię ten temat i że sugestie z artykułu okażą się pomocne.