Posłuchaj podcastu:
Przestrzeganie procedur w organizacji to - wydawać by się mogło - rzecz oczywista i nie podlegająca dyskusji. Jednak zdarza się, że procedury firmowe nie przystają do rzeczywistości, a ich przestrzeganie demotywuje i rodzi konflikty. O tym, jak sobie radzić w takiej sytuacji i jak wymagać od zespołu przestrzegania procedur tak, by zwiększać motywację, przeczytasz poniżej.
Procedury firmowe a firmowa rzeczywistość
Zdarza się czasami tak, że procedury w firmie nie pasują do rzeczywistości. Bywają przestarzałe, czasem nie wiadomo wręcz kto i po co je stworzył. Ale są i rolą menedżera jest wymagać, by były przestrzegane. Jest to jednak bardzo trudne, zwłaszcza jeśli wiemy, że sami nie zawsze chcemy działać zgodnie z procedurami.
W takiej sytuacji może dojść do niebezpiecznych sytuacji. Menedżer przypomina o przestrzeganiu konkretnych procedur, zespół tego nie robi, a w dodatku zaczyna uznawać za bezsensowne i niepotrzebne także inne procedury, które obowiązują w firmie - to największe ryzyko związane z omawianym problemem. Wpływa to także negatywnie na wizerunek firmy oraz na wizerunek menedżera. Jeśli każe on pracownikom robić coś, co w ich przeświadczeniu nie ma sensu, jest w ich oczach kiepskim menedżerem. Zwłaszcza, że czasem sam decyduje o ominięciu procedur, żeby na czas dowieźć wynik.
Przestrzeganie przepisów wewnętrznych a mądrość "Małego Księcia"
Być może niektórzy czytelnicy kojarzą scenę z "Małego Księcia", w której główny bohater stwierdza, że warto wydawać polecenia tylko wtedy, jeśli wiemy, że będą one wykonane. Co jednak, jeśli wiemy, że nasze polecenie nie będzie wykonane, sami nie chcemy zbytnio przestrzegać danej procedury, a jednak musimy jej pilnować? Najpierw przyjrzyjmy się kilku sprawom:
- Czy procedura jest możliwa do przestrzegania?
- Czy procedura jest zgodna z interesami firmy i zespołu?
Czasem nie jest i jednocześnie nie da się jej zmienić. W takiej sytuacji nie można tak po prostu odpuścić jej przestrzegania. Obowiązki menedżera na to nie pozwalają, w dodatku lekceważenie procesów firmowych przez menedżerów podkopuje ich autorytet i wiarygodność.
Jak zmotywować zespół do przestrzegania procedur?
Jeśli procedury nie da się znieść, należy podjąć inne kroki:
- Przyjrzeć się powodom, dla których pracownicy nie stosują się do procedury
- Wspólnie wypracować zmiany, które uwzględnią różne elementy procedury np. bezpieczeństwo firmy oraz sprawność działania
Dzięki temu utrzymamy wymagania, a jednocześnie usprawnimy te elementy, które do tej pory bardziej przeszkadzały niż wspomagały. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie tylko pomożemy pracownikom skupić się na ich pracy, zamiast na przestrzeganiu procedur, które nie mają znaczenia, nie zapewniają zdrowia pracowników czy bezpieczeństwa firmy. W dodatku, jeśli pracownicy sami będą mieć wpływ firmowe procesy, będą bardziej zmotywowani, żeby ich pilnować.
Żeby utrzymać wypracowane rozwiązania i dalej działać zgodnie z procedurami, potrzebna jest warsztatowa praca z zespołem. Podczas takiego spotkania powinno się wyjaśnić skąd się wzięła dana procedura, dlaczego jest ważna z punktu widzenia całej organizacji, nawet jeśli z punktu widzenia pojedynczego pracownika nie ma ona sensu. Ludzie chętniej przestrzegają reguł, jeśli je rozumieją. Takie podejście buduje też autorytet menedżera oraz zmniejsza ryzyko występowania konfliktów.
Być może jako menedżerowie spotkaliście się z takim problemem, a być może kiedyś się spotkacie. Jeśli chcecie usłyszeć więcej na ten temat, zapraszam do podcastu Sense Making.