Posłuchaj podcastu:
Panika! Pilotaż projektu się nie udał, bo przecież zakończył się wynikiem negatywnym! Jak zakomunikować to przełożonym, co z tym zrobić? Takie sytuacje zdarzają się często i to o nich opowiem dzisiaj.
Czy przegrany pilotaż to przegrana?
Żeby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba się zastanowić, jaki jest cel pilotażu? Jest to metoda działania, która pozwala sprawdzić, czy pomysł ma sens. Porażka pilotażu wskazuje więc, że coś w pomyśle jest niedopracowane, coś nie ma sensu (albo ma inny niż się wszystkim wydawało), że wymaga dopracowania. W takim świetle porażka pilotażu nabiera zupełnie innego znaczenia - pozwala uratować zasoby, które przy wdrażaniu projektu bez próby zostałyby zmarnowane.
Jednak należy uwzględnić jeszcze jedną sytuację: tę, w której porażka nie wynika ze złego przygotowania projektu, ale z błędów samego pilotażu.
Jak uniknąć błędów w przeprowadzeniu pilotażu?
- Odpowiednio komunikuj, że jest to pilotaż. Wyjaśnij dokładnie, jakie jest jego znaczenie, że ma za zadanie sprawdzić, a nie potwierdzić sens projektu. Dzięki temu zbudujesz w zespole zupełnie inne oczekiwania i ułatwisz ludziom świadomy udział w pilotażu.
- Dobrze zaplanuj pilotaż i określ wyznaczniki sukcesu. Jak poznacie, że pilotaż się udał, a jak, że nie wyszło? Jakie macie KPI? Jakie warunki muszą być spełnione? Jednym słowem, ważne jest odpowiednie wyznaczenie celów, które chcesz osiągnąć. W tym punkcie trzeba koniecznie podkreślić, że inne są wskaźniki sukcesu pilotażu, a inne są wskaźniki samego projektu. Częstym błędem jest bowiem traktowanie pilotażu jako pierwszego etapu projektu - niepowodzenie pilotażu nie oznacza z góry niepowodzenia projektu.
Jak raportować negatywne wnioski?
Raport końcowy z nieudanego pilotażu bywa stresujący i budzi strach przed zepsuciem swojego wizerunku. Najlepiej jednak, bez względu na źródło porażki, zgodnie z prawdą przyznać, że nie wyszło. Taki komunikat trzeba tylko dobrze sformułować.
Warto w nim podkreślić, jakich kosztów uniknęliśmy dzięki poznaniu wyników pilotażu - dzięki temu pokażesz, że myślisz racjonalnie, dbasz o interes organizacji, trzymasz się zasad i złożonych obietnic, wiesz co robisz.
Podczas składania negatywnego raportu może się zdarzyć, że osoba mocno popierająca wprowadzenie projektu, zbagatelizuje wynik pilotażu. Jej szczególnie trzeba uświadomić, jakie koszty poniesie firma, jeśli w odpowiedzi na negatywny raport i tak rozpocznie projekt.
Nie obiecuj zbyt wiele
W prowadzeniu pilotażu konieczne jest dostosowanie obietnic do stanu faktycznego. Nie obiecuj więc, że na pewno się uda, że osiągniecie wiele, że w ciągu najbliższych miesięcy wszystko będzie już działać na 100%. Dzięki temu w razie porażki będziesz mógł pokazać, że nie rzucasz słów na wiatr.