Jak przesunąć terminy harmonogramu na Komitecie Sterującym i przeżyć?

Posłuchaj podcastu:

Praca projektowa wiąże się z ustaleniem harmonogramu pracy, a w harmonogramie pracy następują czasem zmiany. Z kolei przesunięcie terminu na Komitecie Sterującym bywa prawdziwą drogą przez mękę. Dlaczego i jak sobie z tym poradzić?

Przyczyny problemów podczas zmiany harmonogramu

Podstawową przyczyną problemów ze zmianą harmonogramu pracy nad projektem jest nierealny w osiągnięciu termin ustalony na początku. Zamiast od razu wyznaczyć dłuższy termin, wyznacza się nierealnie krótki czas realizacji. Często ma to związek z "over promise", czyli nadmiernym rozbudzaniem oczekiwań, połączonym z podejściem "jakoś to będzie, "nadgonimy", "kto jak nie my".

Kolejnym aspektem jest różnica w perspektywie zespołu wdrożeniowego i w perspektywie Komitetu Sterującego. Ten drugi niekoniecznie zechce przyjąć do wiadomości merytoryczne argumenty i prawdopodobnie może mieć w tym rację… ponieważ nie są one do przyjęcia z ich punktu widzenia, który uwzględnia konieczność “sprzedania” tej decyzji wyżej.

Zmiana harmonogramu z perspektywy Komitetu Sterującego

Komitet Sterujący tworzą ludzie, którzy też ponoszą przed kimś odpowiedzialność, np. przed Zarządem albo klientami. Więc jeśli pojawi się zmiana harmonogramu, będą musieli ją zakomunikować dalej.

Z ich perspektywy taka zmiana może oznaczać osłabienie wizerunku i wiarygodności, np. w sytuacji, w której ogłoszono już pojawienie się nowego produktu na rynku. W niektórych przypadkach konsekwencje mogą być też o wiele poważniejsze niż wpadka wizerunkowa, np. w przypadku spółek giełdowych, którym mogą spaść notowania.

Argumenty na rzecz zmiany harmonogramu

Zmiana harmonogramu powinna zostać dobrze uargumentowana. Chodzi tu nie tylko o merytoryczną wartość argumentów, ale też ich "sprzedawalność". Na co więc dobrze zwracać uwagę?

  1. Nie obiecuj więcej, niż jesteś w stanie dowieźć już na starcie.
  2. Patrz na sytuację holistycznie, biorąc pod uwagę całość projektu np. komunikowanie go na zewnątrz, obietnice z nim związane
  3. Buduj argumenty tak, żeby były użyteczne dla Komitetu Sterującego, żeby mogli przekazywać je dalej, np. zmiany harmonogramu są spowodowane zmianami na rynku surowców albo uwarunkowaniami prawnymi.

Wiarygodność i wizerunek

Przez odpowiedni dobór argumentów podczas komunikowania, że nastąpi zmiana harmonogramu, pokażesz się jako osoba godna zaufania i wiarygodna, dbająca o całą organizację i jej pracowników. Unikniesz również potencjalnych konfliktów i zmniejszysz stres, nie tylko swój. Członkowie Komitetu Sterującego też przeżywają stres przy zmianie harmonogramu, ponieważ sami muszą przekazywać tę informację dalej, mając świadomość jej konsekwencji. Ten stres może być mniejszy, jeśli Twoje argumenty mogą stać się ich argumentami.

Po więcej informacji na ten temat zapraszam do mojego podcastu.

Zobacz także:

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola zostały zaznaczone.

{"email":"Nieprawidłowy adres e-mail","url":"Nieprawidłowy adres www","required":"Wypełnij wymagane pola"}
Success message!
Warning message!
Error message!