Posłuchaj podcastu:
Podczas spotkań międzydziałowych, na których zapraszani są różnego rodzaju eksperci i specjaliści, dochodzi czasem do trudnej sytuacji, w której ekspert wyciąga z kapelusza skrajny przypadek, zdarzenie mało prawdopodobne, ale możliwe. Spotkanie się nie udaje, ludzie rozchodzą się poirytowani. Dlaczego tak się dzieje, jak temu zapobiegać i jak reagować?
Dlaczego eksperci dominują spotkania?
Oczywiście nie wszyscy i nie zawsze, jest to jednak zjawisko dość częste. Jaki jest jego powód? Po pierwsze: źle pojmowane budowanie swojego wizerunku w oczach innych, chęć pokazania swojej wiedzy i doświadczenia. Po drugie: poczucie bycia niedocenianym - to zdarza się zwłaszcza podczas spotkań, w których tematy biznesowe mocno dominują, a tematy eksperckie, związane z produktem czy technologią schodzą na dalszy plan. Zdarza się też, niestety, że ekspert po prostu lekceważy pozostałych uczestników spotkania.
Jak nie reagować?
Największym błędem, jaki można popełnić w tej sytuacji, jest próba wchodzenia z ekspertem w polemikę. To ekspert jest specjalistą w temacie, więc jeśli nie zajmujemy się kwestiami technicznymi, a np. sprzedażą czy marketingiem, jesteśmy na przegranej pozycji. Poza tym, wchodząc w dyskusję z ekspertem dominującym spotkanie, tracimy nad tym spotkaniem kontrolę, niszczymy własny wizerunek jako menedżera i osoby prowadzącej projekt, a u pozostałych uczestników spotkania pojawia się poczucie zmarnowanego czasu - co także nie pomaga projektowi.
Co więc robić w takiej sytuacji?
Na szczęście da się z takiej sytuacji wybrnąć bezkonfliktowo. Przede wszystkim, w imię zasady, że lepiej zapobiegać niż leczyć, dobrze jest już na samym początku precyzyjnie określić cel spotkania. Wtedy w przypadku prób zmiany tematu, można wszystkim przypomnieć, po co zwołano spotkanie.
Wspomniałem już, że w takiej sytuacji nie powinno się wchodzić z ekspertem w dyskusję, ale to nie znaczy, żeby w ogóle się do niego nie odzywać. Lepszym rozwiązaniem będzie zadanie mu innego pytania: “Jak oceniasz prawdopodobieństwo wystąpienia tego typu border case`u w oparciu o swoje doświadczenie? I jakie ma on znaczenie w omawianej sytuacji?”. Najprawdopodobniej ekspert zacznie się wycofywać i powie, że tylko chciał wspomnieć o pewnej możliwości. Wtedy spotkanie możemy spokojnie kontynuować.
Dzięki zmianie podejścia i niewchodzeniu w zbędne dyskusje, spotkania stają się bardziej efektywne, zmniejsza się liczba konfliktów, a także pokazuje się ludziom, że projekt jest kontrolowany i idzie naprzód.
Jeśli chciałbyś poszerzyć swoją wiedzę w tym temacie, zapraszam do najnowszego odcinka podcastu SenseMaking.