Jak komunikować zmiany narzucane przez jednostki zewnętrzne, tzw. regulatorów?

Posłuchaj podcastu:

Jest wiele branż, w których zasady działania organizacji są ściśle określone prawem i kiedy zostają wprowadzone odgórne zmiany, trzeba się im podporządkować. Dlatego dzisiaj kilka słów o tym, jak sprawnie i bezboleśnie je przeprowadzić, żeby przy okazji nie zrazić do siebie współpracowników.

Dobra analiza sytuacji

Wprowadzenie zmiany należy zacząć od analizy sytuacji. Zmiana jest konieczna do wprowadzenia i nie ma sensu zastanawianie się nad jej zasadnością. Decyzja została podjęta przez ustawodawcę, a od organizacji zależy tylko sam proces jej wdrożenia w życie. Jednak zdarza się, że osoba za to odpowiedzialna stara się przekonać innych, że zmiana jest dobra, chociaż często wcale tak nie jest - po prostu ludzki mózg płata figle.

Osoba odpowiedzialna za wdrożenie zmiany przygotowuje więc prezentacje dla różnych działów, szuka argumentów na poparcie zmiany i tym samym budzi opór u pozostałych członków organizacji. Dlatego tak ważna jest dobra analiza sytuacji i zdefiniowanie celu. A celem nie jest przekonanie organizacji do zmiany, tylko jej wprowadzenie. Istotną częścią analizy sytuacji jest także zdefiniowanie własnej odpowiedzialności. Jeśli odpowiadasz za wdrożenie zmiany, to jedynie za to, a nie za to czy zmiana jest dobra czy zła.

Definicja celu

Kolejnym krokiem jest definicja celu. Celem jest wdrożenie zmiany przy jak najmniejszych kosztach ze strony organizacji, jak najsprawniej. Niby prosta rzecz, a pozwala zmienić sposób komunikacji i powstrzymać się od chwalenia zmiany, pozwala pokazać współpracownikom, że zmiana jest niezależna od osoby komunikującej. Jej samej może się ona nie podobać tak samo jak wszystkim innym, ale zmianę i tak trzeba wdrożyć. Takie podejście z góry nie pozwala na dyskusję o wartości samej zmiany, bo byłaby to dyskusja jałowa. 

Jesteśmy w tym razem

Osoba odpowiedzialna za wdrożenie zmiany jest niejako posłańcem przynoszącym złe wieści (jeśli oczywiście zmiana nie jest dla organizacji korzystna). Dość naturalne wydaje się więc, że chce ona podnieść współpracowników na duchu i stara się ich przekonać do zmiany i dlatego mózg podpowiada jej takie właśnie rozwiązanie. Jednak lepiej od razu pokazać pozostałym, że całą organzacja jest w tym razem i postawić granice.

Stosując się do tych zasad możesz zaoszczędzić czas potrzebny na wdrożenie, ponieważ unikniesz niepotrzebnych rozmów, dyskusji, prezentacji, a także mniejszą frustrację u współpracowników i siebie samego.

Po więcej informacji na temat mądrej komunikacji zapraszam do podcastu SenseMaking!

Zobacz także:

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola zostały zaznaczone.

{"email":"Nieprawidłowy adres e-mail","url":"Nieprawidłowy adres www","required":"Wypełnij wymagane pola"}
Success message!
Warning message!
Error message!