Posłuchaj podcastu:
Delegowanie zadań i części odpowiedzialności to codzienność menedżerów, ale wielu z nich czuje przed tym opór. Dlaczego? Na co zwrócić uwagę, żeby skutecznie delegować zadania? Zapraszam do lektury!
Skuteczne delegowanie odpowiedzialności
Są trzy podstawowe aspekty pozwalające na skuteczne delegowanie odpowiedzialności:
- Gotowość pracownika - czyli jego świadomość na temat tego, co oznacza zadanie, które ma wykonać, jaki będzie jego nowy zakres obowiązków, jakie umiejętności i kwalifikacje są ważne.
- Sprawczość pracownika - pracownik powinien też w pakiecie z odpowiedzialnością otrzymać decyzyjność, sprawczość i mieć jej świadomość. Jeśli nie ma decyzyjności, nie może też przejąć odpowiedzialności.
- Ogłoszenie zmiany - jeśli pracownik otrzymał nowy zakres odpowiedzialności, powinna o tym wiedzieć reszta pracowników, ponieważ delegowanie odpowiedzialności nowej osobie ma często wpływ na pracę całej organizacji.
Delegowanie obowiązków a współpracownicy
W nawiązaniu do poprzedniego akapitu - członkowie organizacji powinni wiedzieć o delegowaniu obowiązków i odpowiedzialności, o tym, że konkretny zakres obowiązków przejmuje nowa osoba. Dobrze jest im wcześniej dokładnie wytłumaczyć, jak te zmiany wpłyną na ich pracę. Jak mają teraz pozyskiwać informacje? Jak będzie wyglądać współpraca? Jakich dokładnie nowych obowiązków przybędzie ich współpracownikowi?
Dotyczy to także Twoich przełożonych - jeśli przełożony do tej pory zlecał Ci konkretne zadania albo uzyskiwał od Ciebie informacje, a teraz uzyska je od kogoś innego, najlepiej będzie przygotować go na to z odpowiednim wyprzedzeniem.
Udzielenie informacji reszcie pracowników ma też znaczenie dla osoby, której powierzono wykonanie nowych zadań. W ten sposób zostaje usankcjonowana jej nowa pozycja i wiarygodność, potwierdzone zostają jej umiejętności i zakres nowych obowiązków.
Komunikowanie delegowania odpowiedzialności
Budując komunikaty dla organizacji na temat wprowadzanych zmian, warto pamiętać o kilku rzeczach:
- Informacja o konsekwencjach, jakie zmiana niesie dla innych pracowników.
- Określenie głównych interesariuszy zmiany (warto indywidualnie ustalić z nimi sposób działania, wyjaśnić im, co dokładnie zmieni się w ich przypadku).
- Ramy czasowe okresu przejściowego, czasu na kształtowanie się nowych rozwiązań, na ich sprawdzenie.
- Uprzedzenie, że chwilowo po wprowadzeniu zmian, może być gorzej i postęp prac może być wolniejszy niż do tej pory - to tzw. dołek organizacyjny.
- Uwzględnienie przyzwyczajeń z różnych obszarów organizacji dotyczących tego, jak praca wyglądała do tej pory.
Jeśli zajmujesz jedno z wyższych stanowisk w firmie, może się zdarzyć, że ktoś z przyzwyczajenia zwróci się do Ciebie z jakąś prośbą, chociaż oddelegowałeś już odpowiedzialność w tym zakresie swojemu pracownikowi. W takiej sytuacji radzę nie mówić: "Idź z tym do Maćka", proponuję powiedzieć: "Przekażę Maćkowi, żeby się do Ciebie odezwał". Dzięki temu ta zmiana nie będzie odbierana przez pracowników jako utrudnienie i zwiększysz szansę na uniknięcie konfliktów w zespole. Pomożesz także pracownikowi, który właśnie otrzymał nowe zadania.
Jeśli delegujesz odpowiedzialność w dół, staraj się patrzeć na konsekwencje tej zmiany jak najszerzej, w kontekście całej organizacji, ze wszystkimi jej pracownikami. Informując i przypominając o zmianie pomyśl o tym, jak najlepiej dobrać słowa, żeby nie zostały odebrane jako sygnał, że teraz to już nie Twój problem i radźcie sobie sami.
Jeśli chcesz dowiedzieć się jeszcze więcej na ten temat, zapraszam do wysłuchania mojego podcastu.