Posłuchaj odcinka podcastu:
Dzisiaj chciałbym opowiedzieć o sytuacji, w której jedna osoba w organizacji potrzebuje danych od innych osób - wysyła prośby… i następuje cisza. Dlaczego tak się dzieje i jak temu zaradzić?
“Bez odbioru”, czyli jeden kanał komunikacji
Wasza organizacja stara się o certyfikat lub miejsce w rankingu. Twoim zadaniem jest zebranie danych koniecznych do tego, żeby w ogóle móc złożyć wniosek. Więc co robisz? Przygotowujesz plan działań, wysyłasz maile do osób odpowiedzialnych za poszczególne dane - ale tylko Ty wiesz, jak wygląda cały proces i jaki jest w tym wszystkim cel. I często następuje głucha cisza, musisz się przypominać, a dane trafiają do Ciebie zbyt późno. Dlaczego tak się dzieje?
Jeśli organizacja jest duża, dla osób, do których się zwracasz, jesteś kimś anonimowym, nie macie żadnych relacji. Prosisz o coś, ale ludzie mają na głowie własne sprawy i zadania, więc Twoja prośba spada na koniec listy priorytetów. Jeśli w dodatku zajmujecie się różnymi dziedzinami, Wasze obowiązki nigdy się nie pokrywają, może nawet pracujecie w innych oddziałach, w innych miastach, a może i państwach. Nie wiadomo więc o co właściwie o co Ci chodzi, dlaczego potrzebujesz tych wszystkich danych.
Tak się dzieje, i będzie się działo, jeśli wykorzystujesz w pracy tylko jeden kanał komunikacji.
Definicja celu
Drugim powodem, dla którego Twoje prośby są pomijane, jest źle sformułowany cel. Jeśli dobrze zdefiniujesz cel, w którym wysyłasz do współpracowników prośby o dane, zauważysz, że nie chodzi Ci tylko o zgromadzenie danych, ale też zrobienie tego jak najszybciej, jak najmniejszym nakładem pracy i bez psucia sobie relacji. No właśnie relacji, a tych z wieloma osobami po prostu nie masz. W dodatku definiując cel, często nie bierze się pod uwagę całego procesu, a jego zrozumienie jest jednym z kluczy, do efektywnego doprowadzenia projektu do końca.
Kiedy gonią Cię terminy, szef dopytuje, czy wszystko już załatwione, łatwo jest o konflikty - Ty musisz poganiać innych, a oni cały czas nie mogą zrozumieć, jakie to jest dla Ciebie, ale również dla organizacji, ważne.
Budowa relacji w pracy
Żeby więc na przyszłość uniknąć stresujących sytuacji podczas zdobywania danych, warto zbudować relacje: żeby ludzie wiedzieli, jaka twarz i jaki głos kryją się za Twoim adresem mailowym.
Nawiązuj kontakty osobiste, a jeśli jest to niemożliwe, to chociaż telefoniczne. Jeszcze zanim zaczniesz prosić ich o dane, nawiąż kontakt wcześniej i poinformuj ich o swoich planach. Wyjaśnij na czym polega Twój projekt, dlaczego jest ważny dla organizacji, co możecie na tym zyskać wszyscy - czyli także on i ludzie w jego dziale.
W dodatku, jeśli ludzie zostaną uprzedzeni, że będziesz zbierać dane, mogą poinformować się przy okazji np. o swoich planowanych urlopach, od razu odesłać do osoby, która będzie ich zastępować. To pozwoli Ci lepiej zaplanować swój czas i uniknąć frustracji oraz stresu.
Podsumowując
- Dobrze zdefiniuj swój cel
- Daj ludziom informację o procesie i jego celu
- Buduj relacje różnymi kanałami komunikacji
Jeśli chcesz posłuchać więcej na ten temat, zapraszam Cię do najnowszego odcinka podcastu SenseMaking.