# Zespół

Zabetonowany dział – jeden z grzechów głównych komunikacji w firmie

Być może masz świetny dział. Dogadujecie się ze sobą bez problemów, lubicie, przepływ informacji przebiega baz zastrzeżeń, a konflikty rozwiązujecie, zanim się pojawią. Gorzej, kiedy trzeba porozmawiać z kimś z księgowości – oni w ogóle nie rozumieją waszych potrzeb, a już najgorzej, gdy pojawiają się na horyzoncie ci z IT. Tyle razy o coś prosiliście i nic, nie potraficie ze sobą rozmawiać. Masz wrażenie, że wasze cele są inne, a przecież gracie do jednej bramki, bo pracujecie w tej samej firmie. Co więc idzie nie tak?

Nasz dział, nasza twierdza

„My home is my castle”, jak mawiają Anglicy. Po godzinach zamykamy się w domach, a w pracy betonujemy w działach. Często z zaprzyjaźnionymi ludźmi, mówiącymi tym samym specjalistycznym językiem. Zabetonowany dział to coraz większy problem w wielu przedsiębiorstwach, ma nawet swoją nazwę – efekt silosu. Sam w sobie nie jest zły, o czym za chwilę, ale ważne jest to, co się dzieje z perspektywy firmy, kiedy każda jednostka staje się niezdobytą twierdzą. Po pierwsze pracownicy skupiają się na swoich wewnętrznych celach, nie wiedząc, co dzieje się u innych. Po drugie zdarzają się sytuacje, w których zamiast współpracy pojawia się konkurencja. Wyobraź sobie, że szyjecie prawe rękawiczki, a sąsiedni dział lewe. Co z tego, że wy uszyjecie więcej, skoro i tak ich nie sprzedacie? Wtedy osiągniecie target i samozadowolenie (a tamci oczywiście nie), ale jednocześnie firma nic nie zarobi. Nie lepiej zatem dogadać się wcześniej z sąsiednim działem i wspólnie osiągnąć więcej? Niech do każdego projektu zostanie oddelegowany np. ktoś, kto będzie odpowiedzialny za komunikację. Jeśli nie macie czasu śledzić wszyscy tego, co dzieje się za ścianą, lepiej będzie, gdy skupi się na tym jedna osoba – będzie swoistym łącznikiem i tłumaczem.

Klient wewnętrzny też człowiek

Jak wspomniałem, efekt silosu sam w sobie nie jest zły. Podział obowiązków, jasne rozdzielenie zadań – tak powinno być, by firma pracowała jak należy. Silosy nie mogą być jednak zabetonowane i hermetyczne, muszą mieć swoje okno na świat i stałe połączenie z sąsiadami. Żyjąc codziennymi obowiązkami, nie możesz zapominać, że pracujecie w drużynie i musicie umieć ze sobą rozmawiać, a nie tylko do siebie mówić. Zdarzają się sytuacje, w których sama organizacja firmy niejako wymusza betonowanie silosów, np. ustalając sprzeczne cele poszczególnym działom. Łatwo wtedy zapomnieć o istnieniu klienta wewnętrznego, jakim jest kolega z pracy lub szef, czyli każdy, kto ma jakąś sprawę i przychodzi z tym do Ciebie. Do tego dodałbym kolejne schody komunikacyjne, czyli kompetencje. W dzisiejszych czasach wiele zawodów to wąskie specjalizacje, co sprawia, że nawet osoby z jednej branży przestają się rozumieć na wielu płaszczyznach. Jak zatem się dogadać?

Uciec przed erupcją wulkanu

Katastrof naturalnych najczęściej uniknąć się nie da, ale katastrof wynikających z braku wspólnego języka można. Zdarza się, że problemy narastają, ponieważ pozostawia się je bez rozwiązania, lekceważy albo odkłada zajęcie się nimi na później (które przeważnie nie nadchodzi). Nie ma chęci wzięcia na siebie odpowiedzialności, konflikty przerzucane są z szeregowych pracowników na szefów, wszystko eskaluje ku górze i wybucha ze zdwojoną mocą. A jak jeszcze doda się do tego rozmowy za pomocą komunikatorów, zamiast twarzą w twarz (bo przecież trzeba byłoby wyjść z twierdzy, a tego nie chcemy!), skróty myślowe i ogólny bałagan, gotowa katastrofa murowana. Jeśli więc pojawi się problem – nie czekaj. Sam się nie rozwiąże. Może przycichnie, ale wróci, skumuluje się i już nikt nie będzie pamiętał, od czego się zaczęło. Wyciągaj rękę od razu, okaż zrozumienie i nie przerzucaj swojej odpowiedzialności na przełożonego czy współpracowników. Jeśli masz mało czasu, wykorzystaj przerwę obiadową, umów się na szybką kawę po pracy i zwyczajnie wyjaśnij nieporozumienie.

Wstyd się przyznać, czyli jeszcze raz o kole kompetencji

Bywa, i to nawet często, że za problemy z komunikacją i betonowanie działów odpowiada nieuświadomiona kompetencja – pisałem o tym w artykule o kole kompetencji. Ty i Twój dział jesteście już tak wyspecjalizowani, że nawet nie zwracacie uwagi na to, że wasz język jest niezrozumiały dla innych. Równie dobrze możecie mówić w języku z rodziny bantu. Zresztą, oni dla was brzmią równie egzotycznie. I jednym, i drugim wstyd się przyznać, że się nie rozumiecie – przecież pracujecie w jednej firmie, jednej branży, często dla tego samego klienta, nie odbiegacie też poziomem wykształcenia. Wstyd się więc zapytać: „czy możesz mi to wytłumaczyć?”. I pojawiają się nowe pola konfliktu, pola blokowania pytań. Warto sobie uświadomić to zjawisko, ponieważ konflikty między działami najczęściej nie są objawem złej woli, ale wielu nakładających się na siebie czynników. Czasem wystarczy po prostu poprosić o przetłumaczenie słów specjalisty na „ludzki” język. Działa to też w drugą stronę – upewniaj się, czy Twój rozmówca wie, o czym mówisz. Być może nie chce się przyznawać do swojej niewiedzy i tylko bezrefleksyjnie Ci przytakuje. Radzę też zostawić komunikator – niekiedy lepiej jest podejść do człowieka i po prostu z nim porozmawiać.

Jak wyglądają działy w Twojej firmie? Jesteście zabetonowani w swoich silosach, bez dostępu do informacji z zewnątrz? Może czas spojrzeć przychylniejszym okiem na swojego kolegę (klienta wewnętrznego) i uchylić mu okno? Każdy na tym skorzysta.