# Spotkania

Efektowna kultura spotkań? Wolę kulturę spotkań efektywnych

„Nie mogę teraz, bo jestem na spotkaniu”. Ileż razy dziennie słyszę to albo czytam. Wszyscy się spotykają. Salki do spotkań w dużych firmach są zajęte co do minuty przez cały dzień, a grafik menagerów wypchany do granic możliwości. Dochodzi do tego, że przez spotkania nie ma kiedy pracować. Po co się spotykamy? Zwykle: a) aby ustalić jaki jest problem b) aby zgodzić się, że jest problem c) aby ustalić, kiedy możemy się spotkać po raz kolejny, by wymyślić co z tym robić d) nie wiadomo e) bo należało na tym spotkaniu być. Niepotrzebne skreślić.

O tym, ile można zrobić w parędziesiąt sekund pisał już klasyk marketingu Ken Blanchard w „1 minutowym managerze”. I co? I nic! Dziś spotkania w organizacjach to plaga, przedłużające się w nieskończoność posiedzenia, konkursy mówców i autorów prezentacji w PowerPoint. Na spotkania przychodzimy nieprzygotowani, nie mamy usystematyzowanych argumentów i zamiast mówić po coś, mówimy o czymś – ciągniemy jakiś temat.

Utarło się przekonanie, niesłuszne, ale popularne, że jak coś jest ważne, to trzeba o tym mówić długo i przy jak największej liczbie obecnych osób. Nie kwestionuję samej idei spotykania się. Wyrosła ona w organizacjach jako odpowiedź na kulturę rozmawiania ze sobą jedynie drogą mailingową i na powrót uczłowieczyła komunikację. Nie rozumiem natomiast i krytykuję spotkania, które są nieefektywne, a jedynie efektowne. Chociaż… jak się popatrzy często na poziom prezentacji i wypowiedzi to one nawet efektowne nie są. Starta czasu, pieniędzy organizacji i nerwów.

Są tylko dwie faktyczne przyczyny, po co takie spotkania dla spotkań mogą (muszą?) się odbywać. Pierwszą jest możliwość zabłyśnięcia przed jak największą liczbą osób w firmie (a że zabłysnąć chce każdy, to każdy po kolei musi mówić jak najdłużej). Drugą, jeszcze mniej chlubną przyczyną bardzo licznych i częstych spotkań bywa próba rozmycia odpowiedzialności za projekt. “W końcu na spotkaniu było dziesięć osób, niech każdy coś zrobi, niech się każdy wypowie”. Często w tym pędzie spotkań zapominamy o tym co powiedział Max Weber: „Wielbłąd to koń wyścigowy zaprojektowany przez komisję”. Dalej aktualne.

Jak z tym walczyć? Przygotowując się do spotkań, układając swoje argumenty w logiczną całość. Inwestując czas przed, żeby nie tracić go na spotkaniach. Wiem, brzmi banalnie, ale to trudne zadanie. Przychodźmy ma spotkania, by omówić proponowane rozwiązanie, a nie by pogadać, o tym, że jest coś do zrobienia. Nie rozpoczynajmy spotkania z poziomu „DLACZEGO?”, ale z poziomu „PO CO?”.

Warto zauważyć, że źle postawione pytanie początkowe zmienia definicję sukcesu i walnie przyczynia się do porażki spotkania. Jeśli głównym pytaniem jest pytanie „Dlaczego się spotykamy?”, to samo omówienie problemu już jest sukcesem. W przypadku pytania „Po co się spotykamy?” sukces zaczyna się dopiero wtedy, gdy rozmawiamy o rozwiązaniach. A taka rozmowa wymusza na uczestnikach zupełnie inną staranność przygotowania.

Kluczem dobrych spotkań jest też osoba moderatora, ale takiego, który będzie miał faktyczną władzę do moderowania dyskusji i sprowadzania jej na dobre tory. Czyli ktoś, kto nie będzie bał się przerwać wypowiedzi prezesowi czy klientowi, i przypilnuje czasu oraz – co ważne – sensu spotkania – nawet gdy wokół będą sami członkowie zarządu. I na koniec jeszcze mała uwaga do wspomnianych prezesów i członków zarządów – porzućcie regułę, że tylko na spotkaniach da się umówić sprawy ważne. Czasem kluczowe kwestie mogą paść w windzie… Ale o tym już innym razem.